Как создать идеальную систему управления задачами. Посвящается всем кто увлечен жизнью, имеет грандиозные планы, обширные интересы и большое количество ежедневных задач. В свое время тема управления задачами увлекла меня с головой. Я стал собирать методики и советы. У каждой я брал что то, что работало исключительно для меня. Пробовал применять на практике и все лишнее отсекал. Итогом стала система, которую я хочу сейчас представить на ваше обозрение. Но помните  единственной идеальной системой, может быть только та что удобна вам. Мои требования к системе управления задачами незамысловаты Она должна быть проста. Не должна отнимать много времени на работу с ней. Не мешать, а лучше помогать,  в планировании, как на день, так и на год. Сравнить Essentialpim И Leadertask' title='Сравнить Essentialpim И Leadertask' />Планирование и текущее управление задачами должно быть едино. Должна помогать напоминаниями, быть постоянно под рукой и позволять делать заметки. Должна охватывать все сферы моей жизни. Должна помогать окинуть взглядом все текущие и предстоящие задачи. При этом структуру я должен установить сам. Сравнить Essentialpim И Leadertask' title='Сравнить Essentialpim И Leadertask' />В сравнении с EssentialPim нравится мне намного больше, и более. EssentialPIM, COrganizer, LeaderTask очень симпатичные. Благодаря системе я должен точно знать что и когда мне делать, при этом система должна быть достаточно гибкой. Система управления задачам состоит из 3 основных элементов структура группировки задач папки, дерево папок, контексты, правила управления задачами и инструмент, который во всем этом помогает. Инструменты управления задачами. Могу смело заявить я перепробовал абсолютно все программы по данной тематике. На Windows точно все, от Leader Task и Essential PIM, до малоизвестных, наподобие Chronos. На Mac все, имеющие возможность синхронизации между устройствами. Сухой остаток 1 программа. Называется My Life Organized. Разработчики молодцы и умнички. Прога существует давно и каждая новая версия радует все больше. Для меня неоспоримым преимуществом в данном софте стала возможность настройки системы полностью под свои нужды. При этом ничего сложного в этом нет. Иными словами, данная платформа позволяет создать любую  структуру задач и соблюдать любые правила управления. Ну естественно синхронизация со всеми устройствами и кросс платформенность. Сравнить Essentialpim И Leadertask' title='Сравнить Essentialpim И Leadertask' />Органайзер ЛидерТаск 13,993 views middot 457 middot LeaderTask vs Todoist сравнение гигантов Duration 725. Органайзер ЛидерТаск 711 views. EssentialPIM Free скачать EssentialPIM Free 7. EssentialPIM Free. LeaderTask один из самых популярных и удобных органайзеров. Жаль только, нет версии для Mac i. OS есть. Более детальное знакомство с My Life Organized оставляю вам. От себя просто рекомендую. Также я использую Evernote для хранения заметок и объемных материалов. Mind manager для планирования. Календарь родной от Mac. Microsoft Project для планирования и ведения больших проектов, в основном по работе. Структура задач. Во многих методиках, например GTD и Agile Results, предлагают разбивать задачи по папкам согласно сферам жизни. Идея мне понравилась, но для себя определил, что у меня не будет больше 5 папок верхнего уровня в один момент времени папка для заметок Inbox. Раньше у меня было просто 2 папки работа  и личное. Моя текущая структура верхнего уровня Inbox. Работа. Развитие. Сравнить Essentialpim И Leadertask' title='Сравнить Essentialpim И Leadertask' />Дом. Ironman. Сайт. На мой взгляд, самым гениальным введением GTD стала папка Inbox  и правило   не держать задачи в голове. Этому правилу я стал следовать неукоснительно. Задачи, даже мелкие, идеи, заметки, просто мысли, что могут пригодиться все записывается. Изначально все попадает в папку Inbox. В конце дня я разбираю этот завал и распределяю все по папкам. Папки Работа, Развитие и Дом находятся в структуре постоянно. Еще, максимум 2, отведены под те сферы или проекты, что занимают большую часть времени или имеют высокое значение на данный момент. На сегодняшний день это папка, связанная с подготовкой к Ironman и папка проекта моего сайта. Inbox я не считаю в этой пятерке. На самом  деле существует еще одна папка. Называется Regular stuff. В этой папке хранятся все регулярные задачи. Там находятся все дела которые необходимо делать ежедневно, еженедельно и ежемесячно. К таким делам относятся разбор папки Inbox, просмотр папок Someday, определение целей на период и т. В свое время организация регулярных задач в отдельную папку помогла мне привыкнуть к новому порядку. Это хороший инструмент для организации самого себя и выработки привычки работать с системой. Только не забывайте поставить напоминания к задачам. Как вариант внести задачи подобного рода в календарь. Все остальные проекты и задачи находятся в корне папки. Здесь все просто и ясно без пояснений. Инструкция По Охране Труда Для Классного Руководителя тут. Во всей структуре главное простота. Не должно быть большого количество папок и подпапок. Не больше 3х уровней. В противном случае система становится излишне громоздкой, а значит, перестает выполнять свою основную функцию помогать в работе. Кроме того, громоздкие структуры крайне не удобны в работе с мобильными устройствами. Контексты. Контексты очень удобная штука. По сути, контекст обозначает определенный признак или условие при котором выполняется задача. Одна задача может иметь несколько контекстов. Как и в структуре папок, здесь важна простота. Избегайте вложенных контекстов. Используйте такие контексты которые используются действительно часто и имеют большое количество задач. Правила работы с задачами и папками. Все задачи вносятся в систему в момент возникновения. Занесение задач только в папку Inbox. Формулировка задачи, на этапе записи, должна быть однозначна. Если названия не достаточно, необходимо сделать  пояснения  что же я имел в виду. Это необходимо для того, чтобы потом не вспоминать что мне нужно сделать в задаче, к примеру, Игорь, отчет. Папка Inbox  разбирается один раз в день. Я делаю поздно вечером. Чтобы задача была перемещена из папки Inbox, у нее должно быть Обязательно Ясное название. Определено ориентировочное время выполнения задачи. Время начала задачи когда эта задача появится в моем  to do листе. По необходимости Заметки и пояснения. Подзадачи в порядке выполнения. Крайний срок. Контекст. Если задача является целью обозначить как цель. Дата и время напоминания. Зависимость от других задач. Я не использую матрицу Эйзенхауэра Важно срочно. Если задача записана у меня значит она важна. Если это срочно я или сразу приступаю к ее выполнению или назначаю ей определенное время. Как правило, я не ограничиваю время выполнения задачи. Указываю сколько времени это займет, исключительно для оценки времени при планировании. Но не жестко. Если время определено четко, то только если я хочу напомнить себе о жесткости границ задачи или длительность задачи связана с другими ресурсами например совещание имеет ограниченную длительность. Задачи с определенной длительностью и временем помещаются в календарь. Правило 3 х. Одно из самых ценных правил методики Agile results. На каждый месяц выбирается 3 основных цели. На каждую неделю так же 3 цели. Еженедельные цели должны вести к выполнению ежемесячных целей. Каждый день есть 3 основные задачи. Эти задачи соответствуют еженедельным целям и ведут к их выполнению. Все остальные задачи в этот день второстепенны. Еще раз. Каждый день 3 первостепенные задачи. Сначала выполнить мелкие задачи. Это полностью противоречит принципам project management, но для меня работает идеально. В таком случае голова свободна от мелких задачи при выполнении крупных. Задачи на день определяются вечером, на следующий день. Задачи на неделю определяются в воскресенье. Задачи на месяц определяются 2ого числа. Обзор и анализ выполненного и не выполненного раз в неделю по пятницам. Папки Someday просматриваются по воскресеньям. Задачи в контексте Контроль просматриваются ежедневно. Если полученное письмо требует ответа или действий от меня, но позже, я его отправляю как задачу в MLO. Если письмо отправленное мною требует ответа от получателя, я ставлю адрес MLO в копию. Таким образом письмо так же попадает в систему и получает контекст Контроль. С утра обзор предстоящего дня. Вот пожалуй и все. Простая система. Простые правила. А как вы организуете свои задачи Фото Shutterstock.